Le assemblee condominiali da remoto (videoconferenza)

Il decreto legge n. 125 del 7 ottobre 2020 è stato convertito in legge (n. 159 del 27 novembre 2020), seppur con alcune modifiche.

Tale provvedimento è stato successivamente pubblicato in Gazzetta Ufficiale al n. 300 del 3 dicembre 2020, ed è entrato in vigore il successivo giorno, venerdì 4 novembre 2020.

L’unica modifica in campo condominiale riguarda la modifica dell’art. 66 disp. att. c.c., il cui nuovo sesto comma recita: “Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione“.

Ricordo che la micro riforma operata dal comma 1 bis dell’art. 63 della Legge n. 126/2020 (di conversione, con modificazioni, del D.L. n. 104/2020, noto come “decreto agosto”) aveva integrato anche il 3 comma del suddetto articolo, che ora recita come segue: “L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa“.

Sulla base di quanto sopra esposto si può  affermare che il nostro ordinamento prevede finalmente la possibilità di tenere le riunioni condominiali in modalità telematica (assunto il consenso preventivo della maggioranza dei condomini), aspetto di notevole rilevanza durante un periodo di emergenza sanitaria come quello che stiamo vivendo dal marzo 2020.

Unico onere a carico dell’amministratore sarà quello di indicare la piattaforma elettronica ove si terrà la riunione, e il preciso orario della stessa.

Consiglio vivamente ai colleghi di elaborare anche un vademecum da inviare ai condomini, unitamente alla convocazione, in cui indicare passo passo tutte le operazioni da seguire (dall’accensione del computer al collegamento ad internet e così via).

L’aspetto che maggiormente rileva, a questo punto, è la scelta della piattaforma, tenuto conto dei molteplici risvolti in materia di privacy ed alla sicurezza dei dati personali dei partecipanti.

Le videoconferenze sono state lo strumento più utilizzato in assoluto per la didattica a distanza, per le riunioni e meeting aziendali. Molti enti pubblici ed anche i Tribunali italiani stanno percorrendo la via della dematerializzazione di riunioni ed udienze, facendo a meno della presenza fisica dei loro operatori negli uffici ed in aula.

Le piattaforme per le videoconferenze di uso comune, come Skype, Zoom, Microsoft Teams e Whatsapp, sono tra le più utilizzate dagli utenti perché risolvono rapidamente il problema della interconnessione e della comunicazione tra le persone. Ma a molti non è noto che queste piattaforme utilizzano i dati personali degli utenti per attività di profilazione. Queste aziende raccolgono determinati dati degli utenti (sesso, fascia d’età, geolocalizzazione, cronologia attività, tipologia di dispositivi usati, ecc.), rilevano le preferenze e mostrano annunci pubblicitari personalizzati.

Suggerisco, quindi, di prendere preventiva visione dell’informativa privacy della piattaforma che si sceglie, e di far eventualmente valutare tale documento da un esperto in materia di privacy; nonché di valutare anche piattaforme a pagamento, che solitamente offrono maggiori garanzie in relazione al trattamento dei dati personali degli utenti.

Gli aspetti più importanti da valutare, nella scelta della piattaforma, sono:

1) gestione delle informazioni rispetto a terze parti;

2) memorizzazione delle informazioni personali;

3) geolocalizzazione dei partecipanti;

4) crittografia end-to-end dei meeting;

5) rispetto delle normative sulla privacy dei dati (GDPR).

Ricordo, inoltre, che quasi tutti i gestori delle più note piattaforme gratuite hanno sede negli Stati Uniti, ove la normativa privacy è nettamente differente da quella europea. Di fatti nel luglio 2020 i commissari e regolatori della privacy di Australia, Canada, Gibilterra, Hong Kong, Svizzera e Regno Unito hanno inoltrato una lettera aperta congiunta alle società proprietarie di piattaforme di video e teleconferenza chiedendo loro di rivalutare il modo in cui tutelano il diritto alla privacy ed i dati personali degli utenti di tutto il mondo. La lettera, che è stata anche inviata direttamente a Microsoft, Cisco, Zoom, House Party, e Google, evidenzia alcuni principi su cui le società dovrebbero concentrare la propria attenzione, ovvero sicurezza, privacy by design, trasparenza ed equità, conoscenza della propria platea di utenti, e controllo sui propri dati da parte dell’utente finale.

In Italia la situazione è molto similare in quanto sia numerose disposizioni legislative che indicazioni del Garante della Privacy (provvedimento n. 64/2020 e newsletter n. 10 del 23.01.2005) sanciscono chiaramente l’imprescindibilità del rispetto dei principi di privacy by design e by default nella scelta degli strumenti lavorativi a distanza, senza mai dimenticare i principi cardine del trattamento sanciti dal GDPR (artt. 5 e ss.).

Gli ultimi due aspetti su cui sono necessarie importanti precisazioni sono i seguenti:

1) l’amministratore, scelta la piattaforma, la comunicherà ai condomini. Ma prima dell’inizio della riunione dovrà inviare, come tutti sappiamo, il link tramite email o altro metodo equipollente (ad es. Whatsapp). E se uno o più destinatari non ricevessero il messaggio? E in caso di delega, in che modo verrà inviata al Presidente della riunione?
Questi problemi, di notevole rilevanza, possono essere risolti utilizzando piattaforme che utilizzano accessi sicuri, ad esempio tramite SPID o CIE.
In tal modo l’amministratore avrà certezza sia circa l’identificazione dei soggetti che partecipano alla riunione che in relazione al voto espresso. Inoltre, nei portali ove si accede via SPID o CIE, non vi è alcun flag autorizzativo da spuntare e quindi nessuna profilazione da accettare.
2) Il comma 6 dell’art. 66 disp. att. c.c parla di “maggioranza dei condomini” che dovranno autorizzare l’Amministratore a tenere la riunione in modalità telematica. È quindi necessario che l’amministratore invii preventivamente appositi moduli per raccogliere i consensi (specificando la piattaforma ove intende tenere la riunione), e potrà procedere alla convocazione una volta ottenuti i consensi da parte della maggioranza dei condomini (sia di teste che millesimali). Quindi, ad esempio, in un Condominio composto da 20 proprietari, dovrà pervenire l’autorizzazione da parte di almeno 11 soggetti che rappresentino minimo 501 millesimi su 1000.